Opvang en nazorg

Arbobesluit 2.15 lid 1 (klachtenregeling en opvang (vertrouwenspersoon))

Als ongewenst gedrag toch voorkomt, is het belangrijk dat de organisatie een goede opvang en nazorg heeft. Stel allereerst met instemming van de ondernemingsraad een onafhankelijke vertrouwenspersoon aan. Dat kan iemand in uw organisatie zijn, maar u kunt ook een externe vertrouwenspersoon aanstellen. Regel in de aanstelling taken, bevoegdheden, ontslagbescherming en verschoningsrecht. Zie ter inspiratie de voorbeeld aanstellingsbrief.

Zorg dat de vertrouwenspersoon is opgeleid: het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon getraind is in opvanggesprekken en begeleiding van medewerkers in formele stappen.

Stel met instemming van de ondernemingsraad een klachtencommissie in, waar medewerkers over ongewenst gedrag een klacht kunnen indienen. Een klachtencommissie kan maatregelen nemen die herhaling doen voorkomen. In bijlage 4 van de cao, artikel 6 staat waar de klachtenprocedure aan moet voldoen.

Naast de vertrouwenspersoon spelen ook de leidinggevende en bedrijfsarts/huisarts een rol in de opvang en nazorg. Gebruikelijk is het volgende onderscheid:

  • Leidinggevende: eerste aanspreekpunt voor medewerker.
  • Bedrijfsarts of huisarts: als medewerker lichamelijke of psychische klachten door ongewenst gedrag wil bespreken of niet in staat is zijn werk te doen door ongewenst gedrag. Deze kan waar nodig doorverwijzen naar specialistische hulp.
  • Vertrouwenspersoon: opvang van medewerker die ongewenst gedrag heeft meegemaakt. Medewerker kan hier anoniem heen. De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk om met de informatie en zal nooit iets doen zonder dat de medewerker daar akkoord mee gaat. Zijn hoofdtaken zijn:
    • luisteren, zodat medewerker zijn verhaal kwijt kan;
    • meedenken in informele oplossingen;
    • begeleiden medewerker als hij formele stappen neemt, zoals het indienen van een klacht.

In de voorbeeld aanstellingsbrief staan nog meer taken benoemd van de vertrouwenspersoon.         

Maak bij de medewerkers bekend:

  • Waarvoor de medewerker terecht kan bij de leidinggevende, bedrijfsarts en vertrouwenspersoon in het kader van ongewenst gedrag.
  • Wie de vertrouwenspersoon is, hoe die bereikbaar is en waarvoor hij/zij bedoeld is. Zorg ook dat de contactgegevens van de vertrouwenspersoon op een vaste, liefst zichtbare plek zijn terug te vinden.
  • Dat ze bij discriminatie naast het bezoeken van de vertrouwenspersoon ook een klacht kunnen indienen bij de Vakraad voor de contractcatering. Klachten over discriminatie kunnen worden gestuurd naar: Vakraad voor de Contractcateringbranche, Postbus 693, 4200 AR Gorinchem of per mail naar info@stichtingencontractcatering.nl.
  • Dat ze een klacht kunnen indienen bij cao partijen indien ondersteuning van de vertrouwenspersoon niet het gewenste effect heeft. De vertrouwenspersoon van de sector/branche neemt deze klacht in behandeling. In de procedure (bijlage 4 cao) staat beschreven hoe een klacht wordt afgehandeld.
Ook interessant: